→接待を受けた時の手順と注意するべきポイント

日頃お世話になっている取引先の人を接待するときは、先方が気持ちよく過ごせるよう、相手を立てることが第1です。上司の指示で店の手配などをする場合も、先方の都合や好みを優先させるのが鉄則だ。
自分1人で判断せず、上司に相談しながら進めましょう。ビジネスに必要なホウレンソウ(報告-連絡-相談)がここでも大切です。
当日になって慌てないために、上司が同行する場合でも、自分が仕切るつもりでシミュレーションを。支払い方法など現場で聞きづらいことは、あらかじめ上司に確認。接待であることを店側に伝えておくのも配慮のうちだ。
上司にいわれてから行動するのでは、スマートとはいえません。『〇〇さんは気が利くね』と思ってもらえれば、一緒に仕事をする際も信頼関係が築きやすくなります。
気配りが肝心なのは、自分が接待される場合も同じ。接待される側だからと相手方になにもかもまかせきりなのは礼儀に欠ける。わざわざもてなしの席を設けてくれたことに対する感謝の気持ちと、同席者への配慮を忘れないこと。

①招待を受ける
交通手段など、必要に応じて下調べ
せっかく招待してくれたのだから、断るのは論外。出席するスタンスで日程などを調整して。上司から同行を頼まれた場合は、「私のほうで準備しておくことはありますか?」と確認を。
上司の指示に従って、現地までの交通手段を調べるなどの下準備をしておこう。ただし、先方が手配済みの場合もあるので、先走らないこと。

②店に到着
席に着く前から気配りが必要
遅刻は厳禁なので、指定時間より10分前くらいには着いていたい。店先や個室の前など、落ち合う場所もきちんと確認しておくこと。先方の案内に従って席につくが、上司より先に通されそうになったら、上司に「お先にどうぞ」とひとこと。お座敷席なら脱いだ靴を揃えたり、上司が一緒なら上司のコート類もまとめて店のスタッフに預けるなどの気配りも。

③食事中の振る舞い
ビジネスの延長であることを忘れずに
食事の席とはいえ、ビジネスの延長なので、軽はずみな発言は禁物。上司が同行しているなら、上司をさしおいて積極的に発言するのは避けること。聞き役に回って話題に耳を傾け、意見や感想を求められたときにはきちんと答えられるように心がけて。食事は遠慮せずにいただいてOK。「おいしいですね」と感想を伝えることも相手の好意に対する返礼だ。

④お開きのとき
接待された側から切り出すのが気配り
頃合になったら、接待されている側から「それではそろそろ…と切り出し、お礼の言葉を述べるのがスマートだ。上司が同席した場合は、上司が先に立つよう促して。店から出る際、座敷の店で靴を脱いでいたときは、相手にお尻を向けないようにして靴を履く。外に出てからあらためて「ごちそうさまでした」とお礼をいうが、金額は聞かないこと!


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