→一括送信メール利用時のマナーと注意事項

ショップの顧客への案内状や社内ミーテインクの連絡、同窓会のお知らせなど、同じ内容のメールを一度に大勢の相手に送ることはたくさんあると思います。
そんなときは、一括して送信すると時間が大幅に節約できます。

このときよく使われるのが、アウトルックエクスプレスの一括送信機能です。

ただし、この方法では、メールを受け取った人すべてのアドレスが、「宛先(TO:)」の欄にずらりと並ぶことになるので、ほかに誰に送ったメールなのか、全員にわかってしまう。みんな知り合いだからと安心していてもどこから流出して、悪用されないとも限りません。

データの悪用を防ぐメール送信術
これを避けるためには、ブラインド機能を使うことをおススメします。
送信先のアドレスを「BCC:」の欄に入力して送信するとBCCに入れたアドレスはほかのメンバーにはわかりません。

よほど親しい少人数のグル—プで、全員がお互いのアドレスを知っているという場合でなければ、このブラインド機能を使うことが一括送信のマナーなのです。

ただ、この機能の問題点は、たしかに楽に一括送信できるものの、文章が同じになってしまい、一括で送ったことが分かると、相手に事務的でそっけない印象を与えてしまうことです。そこで便利なのが、ワ—ドの「差し込み印刷」の機能です。

あらかじめ顧客名簿や住所、電話番号、メールアドレスを入力したエクセルデ—タを持っておき、これを利用してメールを送るという方法です。

この方法を使ってメ—ルを作成すれば、一括で送信できるばかりか、それぞれの名前などを掲載したメールをひとつの作業で大量に作成することができるので、けっしてそっけない印象を与えることもないでしょう。
さらに一人だけ、連絡を忘れたというミスを防ぐこともできます。




ナビ